1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):
Joshua Schwarz, Römerstraße 45, 66839 Schmelz, Deutschland
E-Mail: [E-MAIL]
2. Welche Daten wir verarbeiten
2.1 Server-Logfiles (technisch notwendig)
Beim Aufruf der Website werden durch unseren Webserver folgende Daten automatisch in Logdateien gespeichert: aufgerufene URL, Datum/Uhrzeit, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem, Referrer-URL und die IP-Adresse des aufrufenden Geräts. Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der IT-Sicherheit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse). Logdateien werden nach maximal 14 Tagen gelöscht.
2.2 Discord-Login (OAuth2)
Für die Anmeldung nutzen wir „Login mit Discord". Dabei werden uns von Discord folgende Daten übermittelt: deine Discord-User-ID, dein Benutzername, dein angezeigter Name (Global Name) und dein Avatar. Wir speichern diese Daten, um dich wiederzuerkennen und deine Bewerbungen und Tickets dir zuordnen zu können. Zusätzlich prüfen wir über die Discord-API, ob du eine bestimmte Rolle auf unserem Discord-Server hast, um Leiter-Funktionen freizuschalten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch den freiwilligen Login). Anbieter: Discord Netherlands B.V., Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande. Mehr dazu in Discords Datenschutzerklärung: discord.com/privacy.
2.3 Bewerbungen
Wenn du das Bewerbungsformular ausfüllst, speichern wir die von dir eingegebenen Angaben (SSO-Charaktername, gewählter Spielserver, Level, Altersgruppe, Spielzeit, Motivation, Erfahrung) zusammen mit deiner Discord-Identität. Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung deiner Bewerbung verwendet. Eine Kopie der Bewerbung erscheint im internen Bewerbungs-Channel auf unserem Discord-Server, damit die Clubleitung sie bearbeiten kann. Über Annahme oder Ablehnung kann dich unser Bot per Discord-Direktnachricht informieren – nur, sofern du Direktnachrichten von Server-Mitgliedern in deinen Discord-Einstellungen zulässt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherung: Bis du deine Bewerbung zurückziehst oder die Clubleitung sie entfernt; abgelehnte Bewerbungen werden nach angemessener Zeit gelöscht.
2.4 Ticket-System
Im Ticket-System speichern wir die von dir geschriebenen Nachrichten samt Zeitstempel und Discord-Identität. Nachrichten, die du in den dazugehörigen Discord-Channels schreibst, werden ebenfalls bei uns gespeichert, damit der Verlauf auf der Website und in Discord synchron bleibt. Beim Schließen eines Tickets wird ein anonymisiertes Transcript erstellt, in dem persönliche Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN und längere Zahlenfolgen automatisch geschwärzt werden.
Geschlossene und gelöschte Tickets werden nach 90 Tagen automatisch endgültig entfernt (siehe „Aufbewahrungsdauer" unten). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung deines Anliegens und der Nachvollziehbarkeit).
2.5 Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies, um den Login-Zustand zu speichern (Session-Cookie) und CSRF-Angriffe abzuwehren. Diese Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten zur Analyse und werden beim Abmelden bzw. spätestens am Sessionende gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
2.6 Bilder auf der Startseite
Auf der Startseite zeigen wir Screenshots aus dem Spiel. Diese Bilder werden ausschließlich von der Clubleitung hochgeladen – Besucherinnen und Besucher können nichts hochladen, es werden dabei also keine Daten von dir verarbeitet.
Beim Hochladen wird jedes Bild auf unserem Server neu berechnet. Dabei werden eingebettete Metadaten entfernt, insbesondere EXIF-Angaben wie GPS-Koordinaten sowie Kamera- und Gerätekennungen. Diese Daten werden nicht gespeichert.
Die Bilder liegen auf unserem eigenen Webserver und werden von einem eigenen Skript ausgeliefert. Es sind keine Dritten, kein CDN und keine externen Einbettungen beteiligt – beim Betrachten der Seite fließen dadurch keine Daten an andere ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung des Clubs).
Solltest du auf einem Screenshot zu sehen sein – etwa mit deinem Charakter- oder Discord-Namen – und das nicht möchten, melde dich bei uns. Wir entfernen das Bild dann.
3. Empfänger / externe Dienste
3.1 Discord
Wie unter 2.2 beschrieben, übermittelt unsere Seite Daten an Discord (Login, Mitgliedschafts-Check). Bewerbungs- und Ticket-Inhalte werden ausschließlich in internen, nur für die Clubleitung zugänglichen Bereichen unseres eigenen Discord-Servers verarbeitet – es erfolgt keine Veröffentlichung auf fremden Servern. Zusätzlich kann dir unser Bot den Status deiner Bewerbung per Direktnachricht mitteilen; dies geschieht nur, sofern du Direktnachrichten von Server-Mitgliedern in deinen Discord-Einstellungen nicht deaktiviert hast. Anbieter siehe oben.
3.2 Hosting
Die Website wird auf einem vServer in Deutschland gehostet. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die technisch notwendigen Daten im Auftrag.
4. Aufbewahrungsdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:
- Logfiles: max. 14 Tage
- Benutzerkonto (Discord-Login): bis zur Anforderung der Löschung
- Bewerbungen: bis zur Bearbeitung bzw. Rücknahme
- Geschlossene/gelöschte Tickets: 90 Tage, danach automatische, endgültige Löschung
- Bilder auf der Startseite: bis zur Löschung durch die Clubleitung
5. Deine Rechte
Du hast jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Für die Wahrnehmung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an die oben genannte Adresse.
6. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.
7. Sicherheit
Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt (HTTPS / TLS) ausgeliefert. Passwörter werden nicht erfragt, da der Login über Discord erfolgt. Login-Sessions sind über sichere, http-only Cookies abgesichert; Formulareingaben werden gegen CSRF-Angriffe geschützt.
Hochgeladene Bilder liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und werden nur über ein Skript ausgeliefert, das vorher die Sichtbarkeit prüft. Jedes Bild wird beim Hochladen neu berechnet, wodurch eingebettete Metadaten entfernt werden.